「ITに詳しいから」「パソコンが得意そうだから」
そんな理由で、いつの間にか社内のIT担当を任されている人はいないでしょうか。
中小企業では、専任の情シス（情報システム部門）が置かれず、総務や経理、あるいは現場の社員が情シスを“兼任”するケースが非常に多く見られます。そして多くの場合、その結果としてIT管理は属人化していきます。
この記事では、「なぜ情シスは兼任になりやすいのか」「なぜ属人化が進んでしまうのか」という本当の原因を整理していきます。
そもそも情シスは“見えにくい仕事”
情シスの仕事は、トラブルが起きなければ目立ちません。
パソコンが普通に動き、ネットにつながり、メールが使える。それが当たり前になるほど、「誰かが支えている」という意識は薄れていきます。
その結果、経営層や管理職からは
「専任で置くほどの仕事ではないのでは？」
と思われやすくなります。これが、兼任が前提になる最初の理由です。
「詳しい人がやればいい」という判断
中小企業では、ITに関する判断が次のように行われがちです。
- パソコンに強そうな人に任せる
- 若いから分かるだろうと思われる
- 以前トラブルを解決した実績がある
こうした判断自体は自然ですが、問題は役割や範囲が決まらないまま任せてしまうことにあります。結果として、その人しか分からない設定や運用が増えていきます。
IT管理が「仕事として定義されていない」
属人化が進む大きな原因のひとつが、IT管理が正式な業務として定義されていないことです。
- 業務時間としてカウントされない
- 引き継ぎ資料が作られない
- 評価や報酬に反映されない
こうした状況では、「とりあえず今まで通り」が続き、ノウハウが個人の頭の中に溜まっていきます。これが属人化を加速させます。
トラブル対応が“個人技”になる構造
情シス兼任の現場では、ITトラブルが起きるたびにその担当者が個別対応を行います。
- その場しのぎの設定変更
- メモを残さず対応完了
- 他の人が状況を把握できない
こうした対応が積み重なることで、「その人がいないと分からない」状態が出来上がっていきます。属人化は、能力の問題ではなく構造の問題なのです。
属人化は“優しさ”から生まれることもある
実は、属人化している本人が悪いわけではないケースがほとんどです。
- 忙しい同僚の代わりに対応している
- 分からないと言われたら断れない
- 止めると業務が回らなくなる
こうした責任感や善意が、結果的に「その人に頼り切る状態」を作ってしまいます。
なぜ放置すると危険なのか
IT管理の属人化を放置すると、次のようなリスクが現実化します。
- 担当者が休職・退職すると業務が止まる
- セキュリティ状況が把握できない
- 何が問題なのかすら分からない
これは、会社の規模に関係なく起こり得る問題です。
解決の第一歩は「仕組み」に目を向けること
属人化を解消するために、いきなり人を増やす必要はありません。
- 管理内容を見える化する
- 最低限のルールを文章にする
- ツールで管理を分散させる
前回の記事で触れたMDMのような仕組みは、「誰かが頑張らなくても回る状態」を作るための手段でもあります。
情シスが兼任になること自体は、中小企業では自然なことです。
大切なのは、その状態を属人化のままにしないこと。
Mobitech solutionでは、情シス不在・兼任企業向けに「人に依存しないIT管理」の設計を支援しています。
「今は何とかなっている」うちに、仕組みを見直すことが、将来の安心につながります。