「ITに詳しいから」「パソコンが得意そうだから」——そんな理由で、いつの間にか社内のIT担当を任されている人はいないでしょうか。この記事では、なぜ情シスは兼任になりやすいのか、なぜ属人化が進んでしまうのかという本当の原因を整理していきます。
そもそも情シスは”見えにくい仕事”
情報システム（情シス）担当の仕事は、うまくいっているときほど周囲から見えません。
パソコンが壊れたとき、社内ネットワークがつながらないとき、新しいシステムを導入するとき——そういった「何か起きたとき」にだけ存在が認識されます。逆に言えば、何も起きていない間は、どれだけ地道な管理業務をこなしていても「特に何もしていない人」に見えてしまいます。
成果が見えにくいから予算がつきにくい。予算がつかないから専任者を置けない。専任者がいないから、誰かが兼任でやるしかない——この連鎖が、多くの中小企業で静かに続いています。
兼任が生まれる3つの構造的な理由
① 「ITが得意そうな人」が担当になる
中小企業では、情シスの担当者が「採用された」わけではないケースがほとんどです。「パソコンに詳しそう」「前職でシステムを使っていた」といった理由で、総務や経理、あるいは営業担当者がいつの間にかIT管理を任されています。
明確な辞令があるわけでも、業務範囲が定義されるわけでもなく、気づけば社内のIT問い合わせ窓口になっている——こうした自然発生的な兼任が、日本の中小企業では非常に多く見られます。
② IT管理の工数が「見積もられていない」
情シス業務には、定期的に発生する作業が数多くあります。ウイルス対策ソフトの更新確認、アカウント管理（入退社時のID発行・削除）、機器の棚卸し、バックアップの確認……。これらは「やって当たり前」とみなされやすく、工数として経営計画に組み込まれることがほとんどありません。
結果として、本来の業務をこなしながらIT管理もこなすという過重な状態が常態化します。
③ 外部委託の判断基準がない
「外注すれば解決するのでは？」と思われるかもしれません。しかし、専任の情シス担当がいない企業では、何をどこまで外部に任せるべきかを判断できる人がいません。比較検討の土台となる社内知識が蓄積されていないため、外部委託への一歩が踏み出せないのです。
兼任が続くと起きること（属人化のメカニズム）
兼任担当者がIT管理を続けるほど、業務知識はその人だけに集中していきます。これが「属人化（ぞくじんか）」と呼ばれる状態です。
- 担当者が休むと業務が止まる：社内でシステムのパスワードや設定情報を知っているのが一人だけ、という状況は珍しくありません。その人が急病や退職になったとき、業務が一時的に完全停止するリスクがあります。
- 引き継ぎができない：担当者の頭の中にしか手順がない状態では、担当が変わるたびにゼロから覚え直しが必要になります。
- セキュリティリスクが増大する：退職者のアカウントが残ったまま、古いシステムのライセンスが更新されないまま、といった「誰も気づいていない穴」が生まれやすくなります。
- 改善提案が出てこない：余裕のない兼任担当者は、目の前の対処に追われ、業務改善や新しいツールの導入を検討する余力がありません。
属人化を防ぐ最初の一手
では、どこから手をつければよいのでしょうか。最初の一手は「見える化」です。
現在、社内でどんなIT管理業務が発生しているか、誰が担当しているか、どのくらいの頻度で発生しているかをリスト化します。この一覧があるだけで、「兼任担当者がどれだけの業務を抱えているか」が経営者にも伝わりやすくなります。
次に最低限のドキュメント（手順書）を作ることです。よく発生するトラブル対応の手順を1ページで書いておくだけで、担当者不在時のリスクが大きく下がります。
情シスの兼任は、多くの中小企業が通る道です。しかし「仕方ない」と放置するのと、「リスクとして認識して手を打つ」のでは、数年後の会社の状態がまったく異なります。まず現状を把握することが、すべての改善の出発点です。
